So gehen wir mit den Daten Ihrer Anrufer um.

Kurz erklärt, ohne Vorwissen

Was heißt das für den Datenschutz?

Der Assistent nimmt in Ihrem Auftrag Anrufe an. Für die Daten Ihrer Anrufer bleiben Sie verantwortlich, wir verarbeiten sie nur nach Ihren Anweisungen. Dafür gibt es einen Vertrag, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Was wird gespeichert?

Text statt Ton: eine Mitschrift des Gesprächs und eine kurze Notiz mit Name, Rückrufnummer und Anliegen. Eine Tonaufnahme gibt es nur, wenn Sie sie ausdrücklich wollen, und dann mit Hinweis an den Anrufer. Die Mitschrift löschen wir nach 30 Tagen, die Notiz nach 12 Monaten, wenn Sie keine anderen Fristen wünschen.

Wer kann das sehen?

Sie, in Ihrem Portal und per E-Mail. Wir bei Aigentx für Einrichtung und Betreuung. Und die technischen Dienstleister, die für den Betrieb nötig sind. Andere Kunden sehen nichts von Ihren Daten.

Wofür werden die Daten benutzt?

Nur dafür, den Assistenten für Sie zu betreiben. Eine schriftliche Zusage des Plattform-Anbieters, dass Anrufdaten auch nicht zum Training von KI-Modellen genutzt werden, holen wir ein, bevor der erste Kunde angeschlossen wird.

Was, wenn etwas schiefgeht?

Bei einer Datenpanne melden wir es Ihnen unverzüglich, damit Sie Ihre Pflichten innerhalb der gesetzlichen Fristen erfüllen können. Das steht im Vertrag.

Was, wenn ich aufhöre?

Sie schalten die Rufumleitung selbst ab, Ihre Nummer wurde nie angetastet. Ihre Daten löschen wir oder geben sie Ihnen heraus, wie Sie es möchten.

Was muss ich als Betrieb tun?

Wenig: den Vertrag unterschreiben, einen kurzen Datenschutzhinweis auf Ihre Website setzen und Ihr Team kurz einweisen. Die Einzelheiten stehen weiter unten.

Unsere Zusagen

• Gilttrifft heute zu
• Vorgesehenist so geplant und kommt in den Vertrag

• Der Anrufer erfährt, dass es eine KI ist

  Gilt

  Der Assistent sagt es im ersten Satz, bei jedem Anruf. Das verlangt die EU-KI-Verordnung (Artikel 50) seit dem 2. August 2026.

• Keine Tonaufnahme, nur eine schriftliche Notiz

  Gilt

  Standard ist eine schriftliche Mitschrift mit kurzer Zusammenfassung. Eine Tonaufnahme gibt es nur, wenn Sie sie wollen, und dann sagt der Assistent das dem Anrufer gleich zu Beginn.

• Feste Löschfristen

  Gilt

  Mitschrift und Aufnahme löschen wir nach 30 Tagen, die kurze Notiz zum Anruf (Name, Rückrufnummer, Anliegen) nach 12 Monaten. Beide Fristen können Sie ändern. Gelöscht wird jede Nacht automatisch.

• Auftragsverarbeitungsvertrag für jeden Kunden

  Vorgesehen

  Vertrag zwischen uns und Ihrem Betrieb, bevor der erste echte Anruf läuft (Art. 28 DSGVO). Die Vorlage wird gerade erstellt.

• Abschalten jederzeit, Ihre Nummer bleibt Ihre

  Gilt

  Der Assistent hängt an einer Rufumleitung Ihres Anschlusses. Sie schalten sie selbst ab, ohne uns, und Ihre Nummer wird nie angetastet.

• Ihre Anrufdaten dienen nur Ihrem Assistenten

  Vorgesehen

  Wir nutzen die Daten Ihrer Anrufer ausschließlich, um den Assistenten für Sie zu betreiben, und nach Ihren Weisungen. Das hält der Vertrag zur Auftragsverarbeitung fest.

• Wer Zugriff hat

  Vorgesehen

  Zugriff auf Ihre Gespräche haben Sie über Notiz und Portal, wir bei Aigentx für Einrichtung und Betreuung und die Dienstleister, die technisch nötig sind. Der Zugang zur Plattform wird mit einem zweiten Faktor gesichert.

• Meldung bei einer Datenpanne

  Vorgesehen

  Geht etwas schief, melden wir es Ihnen unverzüglich, damit Sie Ihre Pflichten innerhalb der gesetzlichen Fristen erfüllen können. Das steht im Vertrag.

• Am Vertragsende löschen oder herausgeben

  Vorgesehen

  Wenn Sie kündigen, löschen wir Ihre Daten oder geben sie Ihnen heraus, wie Sie es wünschen.

Was Sie als Betrieb tun, und was wir Ihnen abnehmen

Für die Daten seiner Anrufer ist der Betrieb verantwortlich. Das meiste davon bereiten wir für Sie vor.

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschreiben

  Vorgesehen

  Sie unterschreiben ihn einmal zur Einrichtung, bevor der erste echte Anruf läuft (Art. 28 DSGVO). Darin steht auch, wer der Plattform-Anbieter ist und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind.

• Datenschutzhinweis für Ihre Anrufer

  Vorgesehen

  Neben dem KI-Hinweis im ersten Satz gehört ein Datenschutztext auf die Website Ihres Betriebs (Art. 13 DSGVO). Den Textbaustein dafür bekommen Sie von uns.

• Einweisung zum Umgang mit KI

  Vorgesehen

  Wer eine KI einsetzt, soll wissen, was sie kann und was nicht (EU-KI-Verordnung, Artikel 4). Beim Start gibt es dafür eine kurze Einweisung für Sie und Ihr Team.

• Probegespräch auf unserer Seite ohne Speicherung

  Gilt

  Im Probegespräch sprechen Sie im Browser mit dem Assistenten eines Beispielbetriebs. Wir speichern davon nichts, weder Ton noch Text. Nur ein nicht umkehrbarer Prüfwert der IP-Adresse bleibt 35 Tage, damit niemand die Vorführung missbraucht.

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