Wie ein Telefonassistent funktioniert.
Ein KI-Telefonassistent geht ans Telefon, wenn bei Ihnen niemand rangehen kann. Er spricht mit dem Anrufer, nimmt auf, was Sie zum Zurückrufen brauchen, und gibt es an Sie weiter. Hier steht, wie das geht, ohne Fachwörter.
- Er hängt an einer Rufumleitung. Ihre Nummer bleibt Ihre.
- Er sagt im ersten Satz, dass er ein KI-Assistent ist.
- Er folgt Ihren Regeln: was er sagt, was er fragt und was dringend ist.
- Nach jedem Anruf bekommen Sie eine Notiz. Termine trägt er direkt in Ihren Kalender ein.
Der Weg des Anrufs: die Rufumleitung
Ein Kunde wählt Ihre normale Nummer. Es klingelt bei Ihnen. Geht niemand ran, leitet Ihr Anschluss den Anruf nach einigen Sekunden an den Assistenten weiter.
Die Rufumleitung kennt jeder deutsche Anschluss, an Ihrem Vertrag ändert sich nichts. Der Anrufer merkt von der Umleitung nichts, und Sie schalten sie jederzeit selbst wieder ab.
Die neun Schritte eines Anrufs
So läuft jedes Gespräch ab, egal in welcher Branche. Wie das klingt, hören Sie im Probegespräch.
Begrüßung
Meldet sich mit dem Namen des Betriebs und sagt gleich, dass er ein KI-Assistent ist.
Anliegen erfassen
Lässt den Anrufer sagen, worum es geht, und greift seine Worte auf.
Leistung anbieten
Nennt die passende Leistung mit Dauer in einem Satz. Den Preis nur, wenn der Anrufer fragt.
Details klären
Stellt die Detailfragen der Werkstatt, eine nach der anderen.
Termine anbieten
Fragt nach dem Wunschtag und bietet drei freie Uhrzeiten an.
Name aufnehmen
Fragt nach dem vollen Namen, lässt den Nachnamen buchstabieren und liest ihn zurück.
Nummer bestätigen
Fragt nach der Nummer für Rückfragen und liest sie Ziffer für Ziffer zurück.
Termin eintragen
Trägt den Termin ein und sagt ihn noch einmal an.
Bestätigung und Abschluss
Bietet die Bestätigung per Mail an und fragt, ob er noch etwas tun kann.
Wer da spricht: Ohr, Gehirn, Mund
Man kann sich den Assistenten wie einen Menschen am Empfang vorstellen, der aus drei Teilen besteht. Das alles passiert in wenigen Augenblicken, während der Anrufer noch spricht.
Das Ohr
Eine Spracherkennung macht aus dem, was der Anrufer sagt, geschriebenen Text.
Das Gehirn
Ein Sprachmodell liest den Text und entscheidet, was als Nächstes passiert: nachfragen, etwas als dringend melden, einen Termin vorschlagen. Es hält sich an die Regeln und das Wissen, die wir für Ihren Betrieb eingerichtet haben.
Der Mund
Eine Sprachausgabe macht aus der Antwort gesprochene Sprache. Die Stimme wählen Sie vorher aus mehreren aus.
Was Sie danach bekommen
- Notiz per Mail
- Nach jedem Anruf: wer angerufen hat, worum es ging, unter welcher Nummer Sie zurückrufen und wie dringend es ist.
- Portal
- Alle Anrufe an einem Ort, mit Zusammenfassung, Mitschrift der letzten 30 Tage und Statistiken.
- Monatsbericht per Mail
- Einmal im Monat eine Zusammenfassung in Ihrem Postfach.
- Kalender
- Der Assistent nennt freie Zeiten und trägt den Termin in Ihren Google- oder Outlook-Kalender ein.
- Bestätigung an den Kunden
- Wenn der Kunde mag, bekommt er die Terminbestätigung per Mail.
- Notfall-Weiterleitung
- Was Sie als dringend festgelegt haben, geht sofort an Sie oder Ihre Bereitschaft.
Alles davon ist im Preis enthalten, er steht offen auf der Startseite.
Was er kann und was nicht
Er kann
- Anrufe rund um die Uhr annehmen, auch mehrere gleichzeitig, wenn das eingerichtet ist
- Dringendes nach Ihren Regeln erkennen und melden
- Name, Rückrufnummer, Anliegen und, wenn nötig, die Adresse aufnehmen
- Freie Zeiten nennen und Termine in Ihren Kalender eintragen
- Jedes Gespräch als verständliche Notiz zusammenfassen
Er kann nicht, oder soll nicht
- Preise nennen, die Sie nicht freigegeben haben
- Aus der Ferne diagnostizieren oder fachlich beraten
- Rechtliche, medizinische oder steuerliche Auskünfte geben
- Jeden Dialekt und jede schlechte Verbindung fehlerfrei verstehen
Deshalb testen wir den Assistenten vor dem Start mit Ihnen, auch mit Lärm im Hintergrund und undeutlicher Sprache. Wie wir mit den Daten der Anrufer umgehen, steht unter Sicherheit und Datenschutz, ausführlicher im Artikel Was ist ein KI-Telefonassistent?
Hören Sie es sich an, bevor Sie sich entscheiden.
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